Polityka prywatności i plików cookies serwisu AutoDetektyw
Wersja: 1.0
1. Kto jest administratorem danych
Administratorem danych osobowych jest AutoDetektyw.
Kontakt w sprawach związanych z prywatnością:
- e-mail: autodetektyw360@gmail.com,
- telefon: 889 006 260.
2. Zakres polityki
Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osób, które:
- wysyłają zapytanie przez formularz, e-mail, telefon lub komunikator udostępniony przez Administratora,
- zamawiają usługę oględzin lub weryfikacji pojazdu i przygotowania raportu,
- składają reklamację, odstępują od umowy albo kontaktują się w innej sprawie,
- wyraziły zgodę na komunikację marketingową, jeżeli taka komunikacja jest prowadzona.
Serwis nie udostępnia klientom kont użytkownika. Panel służący do przygotowywania raportów jest przeznaczony wyłącznie dla upoważnionych osób działających po stronie Administratora.
3. Jakie dane mogą być przetwarzane
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu i zakresu zlecenia Administrator może przetwarzać:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres rozliczeniowy oraz dane firmy,
- dane potrzebne do realizacji i rozliczenia zlecenia,
- dane pojazdu, w szczególności markę, model, rok produkcji, numer rejestracyjny, numer VIN, przebieg, wyposażenie, stan pojazdu oraz zdjęcia wykonane podczas oględzin,
- treść korespondencji, ustalenia dotyczące terminu i miejsca oględzin, zgłoszenia reklamacyjne oraz dokumenty przekazane przez klienta,
- dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, takie jak adres IP, data i godzina żądania, typ urządzenia i przeglądarki, adres odwiedzanej podstrony, dane o błędach oraz identyfikatory plików cookies,
- dane dotyczące zgód, w tym datę, treść i sposób ich udzielenia lub wycofania.
Administrator nie wymaga podawania numeru PESEL, numeru dowodu osobistego ani danych szczególnych kategorii. Nie należy przesyłać takich danych, jeżeli nie jest to wyraźnie uzasadnione i wcześniej uzgodnione z Administratorem.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel przetwarzania | Zakres danych | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Obsługa formularza i odpowiedź na zwykłe zapytanie | dane kontaktowe i treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji | do zakończenia sprawy, a następnie co do zasady do 12 miesięcy w celu zachowania ciągłości korespondencji, chyba że wcześniejsze usunięcie jest zasadne lub dalsze przechowywanie jest potrzebne do ochrony roszczeń |
| Przygotowanie oferty i działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy | dane kontaktowe, dane pojazdu i ustalenia zlecenia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do zakończenia rozmów, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| Zawarcie i wykonanie umowy, przeprowadzenie oględzin, przygotowanie i przekazanie raportu | dane klienta, dane pojazdu, zdjęcia, ustalenia i raport | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | przez czas wykonywania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń; co do zasady roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach, z zastrzeżeniem wyjątków ustawowych |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz wykonywanie obowiązków podatkowych | dane wymagane na fakturze i w dokumentacji księgowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami |
| Obsługa reklamacji, odstąpień, sporów i dochodzenie albo obrona roszczeń | dane klienta, korespondencja, dokumentacja usługi | art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO | do zakończenia postępowania oraz upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń |
| Prowadzenie dobrowolnej komunikacji marketingowej e-mailem, SMS-em lub telefonicznie | imię, dane kontaktowe i historia zgody | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda wymagana przez art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej | do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu, a dowód zgody do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z jej wykorzystaniem |
| Pomiary statystyczne i analityka niewymagana do działania Serwisu | identyfikatory internetowe i dane o aktywności | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda na podstawie art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej | do wycofania zgody, nie dłużej niż przez okres życia danego pliku cookie lub identyfikatora wskazany w panelu ustawień |
Okresy wskazane w tabeli mogą zostać przedłużone, jeżeli wynika to z obowiązku prawnego, polecenia uprawnionego organu, potrzeby zabezpieczenia dowodów albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane.
5. Dane pojazdu, raport i dane osób trzecich
Numer VIN, numer rejestracyjny, zdjęcia oraz informacje o pojeździe mogą stanowić dane osobowe, jeżeli pozwalają powiązać pojazd z określoną osobą. Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania zlecenia i udokumentowania stanu pojazdu.
Klient nie powinien przekazywać danych sprzedającego, właściciela pojazdu ani innych osób trzecich, jeżeli nie jest to konieczne. Jeżeli przekazanie takich danych jest niezbędne, klient powinien mieć prawo do ich przekazania i poinformować Administratora o ich źródle. Administrator realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO, jeżeli ma on zastosowanie.
W miarę możliwości na zdjęciach nie utrwala się twarzy, dokumentów tożsamości, danych kontaktowych ani innych informacji niezwiązanych z oceną pojazdu. Takie elementy powinny zostać pominięte albo zamazane.
Raport jest przekazywany klientowi lub osobie wskazanej przez klienta. Przed wysłaniem raportu na adres osoby trzeciej Administrator może poprosić o potwierdzenie adresata. Klient odpowiada za dalsze udostępnianie otrzymanego raportu zgodnie z prawem i prawami osób, których dane mogą znajdować się w raporcie.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:
- podmiotom świadczącym usługi IT, księgowe, prawne, audytowe lub windykacyjne,
- uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa,
- osobie wskazanej przez klienta jako odbiorca raportu.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z jego udokumentowanymi poleceniami, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator zapewnia podstawę prawną transferu, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework, jeżeli ma zastosowanie, albo standardowe klauzule umowne wraz z oceną ryzyka transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami.
Informację o stosowanym zabezpieczeniu lub jego kopię można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.
8. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych w zwykłej korespondencji jest dobrowolne, ale brak danych kontaktowych lub informacji potrzebnych do odpowiedzi może uniemożliwić obsługę zapytania. Podanie danych wymaganych do zawarcia, wykonania lub rozliczenia umowy jest warunkiem realizacji usługi. Dane oznaczone jako opcjonalne można pominąć bez negatywnych skutków.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
10. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby,
- wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
Żądanie można przesłać na dane kontaktowe wskazane w punkcie 1. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie, jeżeli jest to potrzebne dla ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.
11. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może używać plików cookies, pamięci lokalnej przeglądarki oraz podobnych technologii. Są to niewielkie informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu użytkownika.
11.1. Kategorie technologii
- Niezbędne - służą bezpieczeństwu, prawidłowemu wyświetlaniu Serwisu, zapamiętaniu wyboru prywatności, obsłudze formularza i funkcjom wyraźnie żądanym przez użytkownika. Nie wymagają zgody, gdy mieszczą się w wyjątku dotyczącym technologii koniecznych do dostarczenia żądanej usługi.
- Analityczne - pomagają mierzyć sposób korzystania z Serwisu. Są uruchamiane dopiero po zgodzie, chyba że wdrożone rozwiązanie faktycznie nie zapisuje ani nie odczytuje informacji z urządzenia i nie przetwarza danych osobowych.
- Marketingowe - służą dopasowaniu lub pomiarowi reklam. Są uruchamiane wyłącznie po uprzedniej zgodzie.
11.2. Wykaz stosowanych technologii
Poniższą tabelę należy uzupełnić na podstawie skanu produkcyjnej wersji Serwisu. Nie wolno pozostawiać w niej technologii, które nie są faktycznie stosowane.
| Nazwa | Dostawca | Cel | Kategoria | Okres działania |
|---|
11.3. Zarządzanie zgodą
Przy pierwszej wizycie użytkownik może zaakceptować wszystkie opcjonalne technologie, odrzucić je albo wybrać ustawienia szczegółowe. Brak zgody lub jej wycofanie nie może ograniczać dostępu do podstawowych funkcji Serwisu.
Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać przez link „Ustawienia prywatności” dostępny w stopce Serwisu. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. Użytkownik może również usunąć pliki cookies w ustawieniach przeglądarki, jednak nie zastępuje to udostępnienia przez Serwis własnego mechanizmu wycofania zgody.
12. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, indywidualne konta osób upoważnionych, kopie zapasowe, aktualizacje oprogramowania, rejestrowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem oraz okresowe przeglądy uprawnień. Dostęp do panelu i raportów jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania obowiązków.
13. Osoby małoletnie
Oferta nie jest kierowana do osób poniżej 18 roku życia. Osoba małoletnia nie powinna samodzielnie zamawiać odpłatnej usługi ani przekazywać danych bez udziału przedstawiciela ustawowego.
14. Odnośniki i usługi zewnętrzne
Serwis może zawierać odnośniki do stron zewnętrznych. Po przejściu do innego serwisu zastosowanie mają zasady prywatności jego operatora. Elementy zewnętrzne, takie jak mapy, filmy, widżety społecznościowe lub system rezerwacji, nie powinny być ładowane przed uzyskaniem zgody, jeżeli zapisują lub odczytują informacje na urządzeniu i nie są konieczne do realizacji funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika.
15. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, sposobu działania Serwisu, zakresu usług lub dostawców technologicznych. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania danych, Administrator zastosuje odpowiedni sposób poinformowania osób, których dane dotyczą.
16. Podstawy prawne
Polityka uwzględnia w szczególności: